【文／呂玉娟】

隨著科技進(jìn)步，各式3C工具普及，取代了手寫筆記的功能，現(xiàn)代人用手寫筆記的機(jī)會(huì)相對(duì)降低，對(duì)我來(lái)說(shuō)，記錄的工具倒不一定限定是哪種模式或工具，常用、會(huì)用、好用即可，我認(rèn)為，記錄下的內(nèi)容、事項(xiàng)的后續(xù)執(zhí)行力及效率，才是重點(diǎn)所在。我自己的習(xí)慣是多重工具交叉運(yùn)用，我在開會(huì)時(shí)用手寫筆記，回到座位上工作時(shí)用電腦，離開辦公室時(shí)就用手機(jī)。
通常在會(huì)議時(shí)我會(huì)手寫筆記，開會(huì)時(shí)掌握會(huì)議重點(diǎn)寫下摘要，記錄主管交代及關(guān)注的事項(xiàng)。出會(huì)議室之后，我會(huì)立即思考開會(huì)決議的內(nèi)容，在腦海中組織，思索專案如何運(yùn)作，團(tuán)隊(duì)如何編組，工作如何分派，將想法化為行動(dòng)指南后，即開始發(fā)信給團(tuán)隊(duì)同仁交代工作，如果需要與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行討論就立即召集相關(guān)人員，我習(xí)慣開完會(huì)后當(dāng)天立即落實(shí)執(zhí)行，不會(huì)拖延到隔天。
筆記對(duì)我而言另一個(gè)功能是發(fā)想點(diǎn)子，有任何工作上的想法與創(chuàng)意，我會(huì)隨時(shí)寫下來(lái)。根據(jù)科學(xué)分析，透過(guò)書寫可以強(qiáng)化大腦的邏輯力，書寫時(shí)腦部處于最活躍的狀態(tài)，也是最適合思考的狀態(tài)，常寫文章的我確實(shí)有感受到手寫下來(lái)的東西比電腦打字來(lái)得記憶度高，像我對(duì)很久以前自己用電腦寫出來(lái)的文章常會(huì)沒(méi)印象，但手寫下來(lái)的文字確實(shí)印象就比較深刻。因此，發(fā)想點(diǎn)子的時(shí)候，我會(huì)用手寫的方式記筆記。另一方面，無(wú)論中文字或英文字，不常用就會(huì)生疏、遺忘，我希望自己的英文能力可以增進(jìn)，因此在記錄與發(fā)想點(diǎn)子時(shí)，我會(huì)盡量使用英文。
此外，我會(huì)將每年的公司目標(biāo)，記錄在手帳的第一頁(yè)，個(gè)人的目標(biāo)注記在第二頁(yè)，每次拿著筆記就會(huì)看到，公司與個(gè)人的年度目標(biāo)，做到了多少，藉由時(shí)常檢視，達(dá)到自我提醒的效果。

STEP高效工作法則
在工作時(shí)，我習(xí)慣將個(gè)人行程、每一場(chǎng)會(huì)議時(shí)間、各項(xiàng)工作的deadline輸入公司電腦系統(tǒng)的行事曆上，并且設(shè)定提醒功能，大小事做好時(shí)間排程，把每件事排進(jìn)時(shí)間表，在電腦中列出作業(yè)時(shí)間、順序和備忘錄，即便需處理的事情很龐雜，也能有條不紊。
我同時(shí)帶領(lǐng)幾組團(tuán)隊(duì)，但不是個(gè)緊迫盯人的主管，但對(duì)各項(xiàng)專案執(zhí)行的每個(gè)細(xì)節(jié)都能有一定的掌握，我運(yùn)用專案進(jìn)度表、工作分配表等表單來(lái)控管進(jìn)度，透過(guò)工作時(shí)程表，隨時(shí)追蹤執(zhí)行進(jìn)度，一邊是時(shí)間軸，一邊是專案進(jìn)度，deadline以紅色注記，一目了然。藉由每周的周會(huì)，由專案負(fù)責(zé)人針對(duì)專案進(jìn)度作報(bào)告，所有專案進(jìn)度大家都清楚，也知道需要相互支援協(xié)調(diào)的部分，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都o(jì)ne the same page，不會(huì)有各吹各的調(diào)的情況產(chǎn)生。
在帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行計(jì)畫時(shí)，我會(huì)充分掌握以下原則，分別是：
S(Strategy)：策略。
T(Target setting)：目標(biāo)設(shè)定。
E(Efficiency)：效率。
P(Priority)：優(yōu)先順序。
在時(shí)間有限、資源有限、預(yù)算有限的情況下，釐清做一件事的目的是什幺很重要，我會(huì)給予同仁很明確的目標(biāo)，一件事或一個(gè)數(shù)字，量化或質(zhì)化的目標(biāo)，讓團(tuán)隊(duì)成員有明確方向可循，不至于接到任務(wù)后無(wú)所適從，而拖延到工作進(jìn)度。
舉例來(lái)說(shuō)，假設(shè)要辦一場(chǎng)說(shuō)明會(huì)，就必須釐清舉辦的目的是要賣產(chǎn)品？維繫顧客關(guān)係？或是打品牌知名度？目的清楚了，方向才不會(huì)偏差，執(zhí)行才會(huì)順利。
我算是個(gè)性比較急的人，效率不是嘴巴上說(shuō)的，而是實(shí)際要去做的，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)上我也希望同仁work hard不如work smart，因?yàn)閭€(gè)人的無(wú)效率拉長(zhǎng)大家的時(shí)間是我不能容忍的，一周可完成的事，就用一周的時(shí)間完成，不允許拖延到一個(gè)月。

對(duì)上對(duì)下溝通一次到位
有效的溝通，也是提升工作效率的關(guān)鍵，我很不能忍受沒(méi)有效率的溝通，無(wú)論是對(duì)上、對(duì)下或是對(duì)客戶，彼此若溝通不良，不但浪費(fèi)時(shí)間，還很有可能產(chǎn)生誤會(huì)，事后必須花更多時(shí)間補(bǔ)救，因此，有效的溝通很重要。
對(duì)上、對(duì)下，我都採(cǎi)取「一次到位」的溝通模式，對(duì)上我會(huì)先設(shè)想主管想知道的所有細(xì)節(jié)或是可能會(huì)有的疑慮，完整交代清楚，內(nèi)容以條列式呈現(xiàn)，方便我的主管掌握重點(diǎn)，第一次就將所有重點(diǎn)說(shuō)清楚、講明白，可以避免彼此e-mail多次往返，節(jié)省時(shí)間。
對(duì)于部屬我也是如此，溝通不良做出來(lái)的企畫或成品，往往都會(huì)有很多問(wèn)題需要修改，造成時(shí)間的浪費(fèi)及進(jìn)度的延誤。舉例來(lái)說(shuō)，假設(shè)一個(gè)文宣品的設(shè)計(jì)，我會(huì)第一次就把我的需求說(shuō)清楚，細(xì)節(jié)部分具體描述，如此一來(lái)同仁呈給我的成品通常只需稍微修整就可以。
除了必要把關(guān)的部分外，基本上我很尊重同仁的想法及創(chuàng)意，我會(huì)把意見列出來(lái)讓屬下參考，讓他們?nèi)ニ伎?、選擇，可以參酌我的意見，但不會(huì)強(qiáng)迫他們一定要照著我的意思修改，如此他們才能有自己的思考空間，也才能成長(zhǎng)。
另外，在溝通上除非需要溝通的對(duì)象不只一人，必須同步發(fā)送給多人，否則上班時(shí)間不建議以Line和Facebook來(lái)溝通公事，因?yàn)橐粊?lái)一往，會(huì)耗掉更多時(shí)間，如果是一對(duì)一溝通，最好就直接打電話或當(dāng)面討論，為了避免說(shuō)過(guò)即忘或彼此認(rèn)知有誤差，談完后發(fā)一封電子郵件給對(duì)方確認(rèn)談過(guò)的內(nèi)容，留下溝通紀(jì)錄同時(shí)也能確保認(rèn)知的一致。

公私分明 向加班說(shuō)NO
我們公司不需打卡，上班時(shí)間是早上9點(diǎn)，但我通常8點(diǎn)就會(huì)抵達(dá)辦公室，趁著思緒清明時(shí)，思考當(dāng)日的工作計(jì)畫，每日8點(diǎn)半到9點(diǎn)我會(huì)參加公司的晨會(huì)，公司會(huì)請(qǐng)基金經(jīng)理人針對(duì)業(yè)務(wù)部門及行銷部門同仁分享市場(chǎng)趨勢(shì)觀察及專業(yè)知識(shí)提升，我將持續(xù)參與晨會(huì)視為吸收經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)新知的重要管道。
我的工作習(xí)慣是公私分明，上班時(shí)間全神專注在工作上，不談?wù)撘膊惶幚硭绞?，如果接到與工作無(wú)關(guān)的私人電話，我會(huì)委婉告訴朋友，有事等下班再聊。我也訓(xùn)練自己不將個(gè)人的情緒帶到工作上，在工作過(guò)程中時(shí)時(shí)刻刻專注，不為外務(wù)分心。保持心情的穩(wěn)定，塑造快樂(lè)工作的氛圍，善用時(shí)間管理技巧，加上重視效率，因此即使工作繁忙，我也都能準(zhǔn)時(shí)下班，很少加班。
下班后我就盡量不再想工作上的事，擁有放鬆與自我成長(zhǎng)的時(shí)間，看電影、看書、陪伴家人、和朋友聚會(huì)，但因?yàn)椴粫r(shí)會(huì)有人在Line和Facebook群組里發(fā)訊息，其中不乏工作上的聯(lián)繫，因此很難完全切割，需要即刻處理時(shí)我還是會(huì)回應(yīng)一下。
我不但自己很少加班，也希望我的部屬能準(zhǔn)時(shí)下班，早點(diǎn)回家，如果有同仁時(shí)常加班，我就會(huì)質(zhì)疑他（她）的工作效率是否有問(wèn)題，我會(huì)針對(duì)他（她）的工作習(xí)慣及工作流程，詢問(wèn)比較細(xì)節(jié)的部分，從過(guò)程中協(xié)助他(她)找到效率低落的癥結(jié)所在，改善工作流程，提升效率。除了重視工作效率，我也很重視同仁的工作的態(tài)度是否積極，我認(rèn)為工作態(tài)度甚至大過(guò)于工作能力，工作態(tài)度積極的人，會(huì)努力去學(xué)習(xí)，重視榮譽(yù)感，也愿意承擔(dān)責(zé)任，成長(zhǎng)速度會(huì)很快。

筆記菁英
教你快樂(lè)工作/輕鬆生活
1. 透過(guò)記筆記發(fā)想點(diǎn)子。
2. 記錄的工具常用、會(huì)用、好用即可，記錄的內(nèi)容、事項(xiàng)的后續(xù)執(zhí)行力及效率，才是重點(diǎn)。
3. 上班時(shí)間全神專注，不將個(gè)人的情緒帶到工作上。
4. 團(tuán)隊(duì)時(shí)執(zhí)行計(jì)畫遵循策略 (S)、目標(biāo)設(shè)定 (T)、效率(E)、優(yōu)先順序(P)原則。
5. Work hard不如work smart。
6. 保持正向思考及愉快的心情，心態(tài)會(huì)決定行動(dòng)。

【完整內(nèi)容請(qǐng)見《能力雜誌》2016年2月號(hào)，非經(jīng)同意不得轉(zhuǎn)載、刊登】