在辦公室茶水間，兩位同事正在聊著…
「為什幺公司規(guī)定要寫(xiě)工作日誌呢？」
「每天都要記錄工作做了什幺，實(shí)在蠻花時(shí)間的？」
「給主管看過(guò)之后，還要我修改，還什幺要補(bǔ)充說(shuō)明，唉…實(shí)在真是的，工作不就做完就好？！」
「不知道，算了！反正公司怎幺規(guī)定，就怎幺做啰！」
許多企業(yè)要求員工每日撰寫(xiě)工作日誌，并請(qǐng)主管就工作日誌內(nèi)容與員工進(jìn)行檢討。這項(xiàng)「撰寫(xiě)工作日誌」對(duì)員工而言，似乎是「額外的」一份工作，在員工「不知道為何要寫(xiě)」、「不知道為誰(shuí)寫(xiě)」、「不知道怎幺寫(xiě)」的情形下，常淪為員工吐苦水、抱怨的話(huà)題。
一、工作日誌的意義與目的
每件工作的背后，一定有其意義與目的。我們從事工作之際，如能了解該工作的意義與目的，就能把握工作當(dāng)下，更能在工作中有所學(xué)習(xí)，有所收穫。
?。ㄒ唬腹ぷ魅照I」的意義
即是就自己每日所從事的工作，每日進(jìn)行記錄，記錄工作內(nèi)容、所使用的時(shí)間，并發(fā)掘及掌握工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，就解決問(wèn)題的思路和方法進(jìn)行思索，經(jīng)由每天「今日事、今日畢」，能在長(zhǎng)期的累積過(guò)程中，達(dá)到通過(guò)工作日誌，提高自己在工作上的技能。
?。ǘ腹ぷ魅照I」的目的
1、提升自我管理能力
撰寫(xiě)工作日誌之際，即是幫助自己回顧一天的工作內(nèi)容，透過(guò)文字來(lái)檢視工作的方式，思考工作過(guò)程與方法，從工作問(wèn)題中反思個(gè)人進(jìn)行工作的優(yōu)缺點(diǎn)，能在「自知之明」中，自我管理，找到能力提升之處，故有機(jī)會(huì)經(jīng)由工作日誌的日積月累中，持續(xù)地提升自己工作上的能力。
2、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)運(yùn)作
工作日誌記錄團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人的一天工作內(nèi)容，可作為團(tuán)隊(duì)溝通的有效工具。經(jīng)過(guò)工作日誌文字內(nèi)容的傳達(dá)，可以讓主管明確了解自己正在進(jìn)行中的工作進(jìn)度情況，掌握目前自己工作遇到的問(wèn)題與困難點(diǎn)，提供主管協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)中其他成員的支援協(xié)助，能有效、有目的進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作。
3、幫助管理者達(dá)成管理
團(tuán)隊(duì)成員以工作日誌向主管提出每日工作的彙報(bào)，其陳報(bào)每日工作進(jìn)行的狀態(tài)和進(jìn)度，管理者可以在需要時(shí)進(jìn)行查詢(xún)與追溯工作，方便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題進(jìn)而解決問(wèn)題。而更重要的，管理者可利用工作日誌做為與團(tuán)隊(duì)成員溝通的工具，適時(shí)提供成員「機(jī)會(huì)教育」，藉由指導(dǎo)工作中問(wèn)題之意識(shí)與發(fā)掘，再進(jìn)一步提升部屬解決問(wèn)題的職能。
二、工作日誌的格式與內(nèi)容
公司要求員工撰寫(xiě)工作日誌，須提供格式表格（下方圖表為參考表格）
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此外，更須提供內(nèi)容編寫(xiě)上的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)範(fàn)（參考下方例舉說(shuō)明-工作日誌撰寫(xiě)說(shuō)明/格式規(guī)範(fàn)），讓所有團(tuán)隊(duì)成員能有所依循，能將重點(diǎn)放在實(shí)際工作內(nèi)容的撰寫(xiě)。標(biāo)準(zhǔn)化的格式規(guī)範(fàn)，亦有助于管理者對(duì)團(tuán)隊(duì)提出工作日誌的審閱，亦有助于團(tuán)隊(duì)成員間對(duì)工作內(nèi)容的溝通交流。
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工作日誌撰寫(xiě)說(shuō)明/格式規(guī)範(fàn)（例） • 「工作職掌」：內(nèi)容為公司/單位職位說(shuō)明書(shū)之職掌內(nèi)容 • 「例行/主要工作項(xiàng)目」：寫(xiě)主要三~五項(xiàng)，編號(hào)1、2、3…
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三、工作日誌的撰寫(xiě)
針對(duì)工作日誌的撰寫(xiě)思維及內(nèi)容，筆者提出「WIN」的概念?！竁IN」是「贏」，提醒我們要挑戰(zhàn)工作中的困難點(diǎn)，要設(shè)法解決，要達(dá)成績(jī)效，并「贏」得成果。現(xiàn)就「WIN」的組成，分別說(shuō)明如下：
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「WIN」的組成 |
字母意涵 |
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第一個(gè)字母「W」是 「Write」 |
「Write」是「寫(xiě)下、記錄、描述」今日所做的事務(wù)或從事的工作； |
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第二個(gè)字母「I」是 「i-Think」 |
「I」是「我」，「Think」中也有「i」，表示自己是這工作的主體，要能為自己的工作負(fù)責(zé)，也在過(guò)程中
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第三個(gè)字母「N」是 「Next」 |
「Next」是「下一步」，是強(qiáng)調(diào)解決問(wèn)題的行動(dòng)力；在經(jīng)由思考后的做法或準(zhǔn)備採(cǎi)行的方案，必須轉(zhuǎn)為行動(dòng)步驟，并將之實(shí)施，方才是達(dá)成工作目的的完整程序。 |
茲提出以下兩則工作日誌配合「WIN」的思維撰寫(xiě)之說(shuō)明例：
工作日誌說(shuō)明例1：
根據(jù)上週專(zhuān)案會(huì)議決議，完成專(zhuān)案說(shuō)明會(huì)活動(dòng)的企劃方案（Write），然活動(dòng)規(guī)劃之場(chǎng)地租用報(bào)價(jià)超出預(yù)算（Think），擬明日與主管討論預(yù)算修訂之可能，也再找其他會(huì)議地點(diǎn)，尋問(wèn)場(chǎng)地租用報(bào)價(jià)（Think-Next）。
工作日誌說(shuō)明例2：
準(zhǔn)備后天向客戶(hù)進(jìn)行公司業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)檔案及資料（Write），其中公司產(chǎn)品的資料，是否已經(jīng)是最新內(nèi)容（Think）；明日將與業(yè)務(wù)行銷(xiāo)部人員進(jìn)行確認(rèn)，并注明在簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容中（Think-Next）。
四、工作日誌撰寫(xiě)注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題說(shuō)明例
就工作日誌內(nèi)容，除了建議依循前述「WIN」的思維進(jìn)行撰寫(xiě)外，筆者就過(guò)往經(jīng)驗(yàn)，整理工作日誌內(nèi)容應(yīng)注意之事項(xiàng)，并例舉常見(jiàn)問(wèn)題說(shuō)明之例子，如下表，提供參考。
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注意事項(xiàng) |
常見(jiàn)問(wèn)題說(shuō)明例 |
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•避免錯(cuò)別字 |
追蹤執(zhí)行事項(xiàng)，已確認(rèn)單當(dāng)人員→「擔(dān)」當(dāng)人員；報(bào)資作業(yè)→報(bào)「支」作業(yè) |
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•避免贅字 |
與○○○討論與○○討論系統(tǒng)建置…→與○○○及○○討論系統(tǒng)建置… |
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•具體討論主題、對(duì)象 |
（Write）討論專(zhuān)案。 （較好Write）討論A公司○○產(chǎn)品行銷(xiāo)活動(dòng)專(zhuān)案。 |
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•具體時(shí)間、地點(diǎn)與主題 |
（Write） 準(zhǔn)備會(huì)議案例資料。 （較好Write） 準(zhǔn)備11月3日于A公司召開(kāi)之行銷(xiāo)會(huì)議案例資料。 |
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•能量化內(nèi)容，儘可能量化 |
（Write）寄資料給客戶(hù)。 （較好Write）寄GHP資料給輔導(dǎo)中之10家企業(yè)。 |
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•減少口語(yǔ)詞及不要有語(yǔ)助詞 |
（Write）今天我已經(jīng)有再修了簡(jiǎn)報(bào)，而且已經(jīng)做好啰。 （較好Write）今日已完成簡(jiǎn)報(bào)再修訂。 |
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•能有具體數(shù)據(jù)資料更佳 |
（Write） 已改善107年稽核所開(kāi)立全部缺失。 （較好Write）已改善107年稽核所開(kāi)立全部缺失，共計(jì)4項(xiàng)。 |
此外，工作日誌猶如一份精簡(jiǎn)之報(bào)告，把握適當(dāng)分段、分點(diǎn)，以便內(nèi)容易閱讀；個(gè)人完成工作日誌內(nèi)容后，建議自己能再至少檢視一次，能順暢閱讀及自我發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤內(nèi)容。
