我們是一家歷史悠久的公司，已經(jīng)經(jīng)營了 50 多年。在我們漫長的歷史中，我覺得有很多無用的工作。因此，我們希望提高運(yùn)營效率。您對提高運(yùn)營效率有什么建議或建議嗎？
回答
為了提高運(yùn)營效率，需要總裁和員工共同努力。此外，驗(yàn)證哪里有浪費(fèi)也很重要。然后，盡快開始改善您的業(yè)務(wù)。
員工的意識水平是實(shí)現(xiàn)運(yùn)營效率的主要前提。即使總裁一個人熱衷于改善工作浪費(fèi)，但真正改善工作的還是員工。員工意識是企業(yè)改進(jìn)成敗的關(guān)鍵。如果員工自身帶著改進(jìn)工作的愿望自發(fā)改進(jìn)工作，就會不遺余力，活動本身就會具有競爭力。
然而，簡單地由總裁自上而下地指示業(yè)務(wù)改進(jìn)會增加業(yè)務(wù)改進(jìn)以失敗告終的可能性?？偛煤蛦T工定期會面，討論他們的真實(shí)意圖，并與員工分享改善運(yùn)營的需求，這一點(diǎn)很重要。
接下來需要具體驗(yàn)證哪些操作是浪費(fèi)的。具體來說，無用功包括無用的會議多、無用的資料增多、無用的報告增多、銷售效率下降、工作流程浪費(fèi)等。
在不知道哪些任務(wù)是真正浪費(fèi)的情況下，就不可能提高運(yùn)營效率。因此，首先要做的是清楚地了解“在哪些工作中產(chǎn)生了多少浪費(fèi)”。
如果有“很多無用的會議”，會議目的不明確，你在會議中實(shí)際討論議程的時間有多少，議程是否足以開會，也許你分發(fā)材料考慮從是否浪費(fèi)時間的角度來看會議的浪費(fèi)。
如果沒有人看到的無用報告增加，那么在過去的六個月到一年中，您從未使用過多少材料？讓我們從是否只有內(nèi)容相似的報告和材料的角度來驗(yàn)證文件的無用性.
如果“銷售效率下降”，路徑銷售的行動計劃是否合適？是否在銷售沒有增長的客戶身上花費(fèi)太多時間？每天的行動計劃是否有效率？我們從是否做到了這一點(diǎn)來分析
如果工作流程上有很多浪費(fèi)，比如一天中忙碌和不忙碌的時間相差很大，嘗試詳細(xì)記錄員工一周左右的日常工作流程，也是有效的。通過將其作為文檔可見，您可以客觀地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)。
如此一來，工作效率從一一把握哪里有浪費(fèi)開始。
這次，我們將總結(jié)每種浪費(fèi)，并從可以立即進(jìn)行的業(yè)務(wù)改進(jìn)開始依次進(jìn)行。
以下是業(yè)務(wù)改進(jìn)的一些示例。
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[消除無用的會議]
(1) 縮短會議時間
據(jù)說一次富有成效的會議不超過 30 分鐘。可以設(shè)想將議程縮小到30分鐘內(nèi)可以解決的問題，提前分發(fā)會議資料，與議事錄同時準(zhǔn)備會議記錄，會后分發(fā)。
(2) 提高會議技巧
準(zhǔn)時開會，主席主持技巧，簡明陳述意見，時刻保持會議紀(jì)要，跟進(jìn)主席進(jìn)度。
(3) 運(yùn)用資訊科技
可以想象使用電子郵件獲取會前信息和會后紀(jì)要，將會議資料數(shù)字化，使用投影儀進(jìn)行會議，在會議期間創(chuàng)建會議紀(jì)要，并共享會議紀(jì)要數(shù)據(jù)。
可以使用 IT 來改善業(yè)務(wù)，但請注意，引入 IT 會成為目標(biāo)。使用 IT 作為改善業(yè)務(wù)的手段。
【杜絕內(nèi)部文件浪費(fèi)】
(1) 廢除
可以廢除不需要的文件，并通過備忘錄或口頭方式進(jìn)行。
(2) 減少
可能采取的措施包括減少分發(fā)次數(shù)、減少分發(fā)給不必要的部門、減少張數(shù)等。
(3) 標(biāo)準(zhǔn)化
可以考慮統(tǒng)一格式，減少不必要的字段等。
(4) 短時間內(nèi)創(chuàng)建
可以在生成信息的現(xiàn)場創(chuàng)建，簡潔地只寫下要點(diǎn)，避免草稿和公平復(fù)制。
