作為一家企業(yè)，您所做的一切都可以分為您和您的行業(yè)獨(dú)有的不同流程。盡管如此，所有公司都應(yīng)該在其流程中努力實(shí)現(xiàn)三件事——效率、質(zhì)量和員工安全。

但是你怎么能做到呢？這個(gè)問題的答案是三個(gè)簡單的字母——SOP。

本文將討論為什么您應(yīng)該關(guān)心 SOP、它們的外觀、如何開始編寫 SOP 以及將您的業(yè)務(wù)提升到一個(gè)新水平可能需要的任何其他內(nèi)容。
 

SOP 代表什么？

SOP 是“標(biāo)準(zhǔn)操作程序”的縮寫。它是一份內(nèi)部文件，詳細(xì)說明了執(zhí)行流程的正確方法以及所有其他相關(guān)信息（例如，必要的設(shè)備、健康和安全隱患等）。

擁有SOP對公司來說有多重要？

在我們深入了解編寫 SOP 的細(xì)節(jié)之前，值得探索它們可以為您的業(yè)務(wù)帶來什么。可能的優(yōu)勢清單很長，不同的公司重視不同的東西。

為了讓您更好地了解預(yù)期結(jié)果，以下是 SOP 可以為您的公司做些什么的幾個(gè)示例：

• 確保符合合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)
• 更有效地培訓(xùn)新員工
• 防止制造故障
• 滿足生產(chǎn)要求
• 保障員工安全
• 執(zhí)行最佳實(shí)踐
• 遵守時(shí)間表

然而，并非所有公司都受益于標(biāo)準(zhǔn)化的操作程序。流程簡單的小型組織不一定需要為其活動(dòng)創(chuàng)建這些技術(shù)文檔。

 

同時(shí)，SOP 對于運(yùn)營更復(fù)雜和精密的大公司（例如，制造、能源、物業(yè)維護(hù)等）至關(guān)重要。

SOP 是什么樣子的？

標(biāo)準(zhǔn)操作程序有多種形式。它們在用例、范圍、格式和類型上可能有所不同。我們將分別解決這些問題，但首先，讓我們看看您可能遇到并想要?jiǎng)?chuàng)建的 SOP 類型。

SOP的類型：

a) 技術(shù) SOP——最常見的 SOP 類型，普通員工使用它來導(dǎo)航與工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)流程

b) 管理 SOP——一種特殊類型的 SOP，由管理人員用來指導(dǎo)技術(shù) SOP 的創(chuàng)建、分發(fā)和監(jiān)督

無論類型如何，標(biāo)準(zhǔn)操作程序通常都包含相同的信息。在下一節(jié)中，我們將重點(diǎn)介紹如何編寫 SOP 示例。

SOP 必須包括：

1. 扉頁——通常包括標(biāo)題、程序編號、相關(guān)部門、出版日期和簽名。

2. 目錄——應(yīng)該為讀者提供文檔所有部分、子部分和相關(guān)頁碼的名稱。

3. 程序——由多個(gè)小節(jié)組成，總的來說，應(yīng)提供有關(guān)所描述程序的所有必要信息

1. 范圍——定義程序的對象（例如，部門、團(tuán)隊(duì)）、目的、限制、輸入/輸出等。

2. 術(shù)語——解釋語言，包括讀者可能不知道的首字母縮略詞和短語

3. 程序描述——詳細(xì)描述程序及其每個(gè)步驟以及從開始到結(jié)束的順序

4. 補(bǔ)充信息——提供完成每個(gè)步驟所需的額外細(xì)節(jié)（必要的決定、可能的障礙、“假設(shè)”場景、故障排除技巧等）

5. 健康與安全警告——警告員工潛在的危險(xiǎn)，應(yīng)附在各個(gè)步驟中，并編入單獨(dú)的小節(jié)

6. 所需設(shè)備和用品——列出讀者成功完成程序所需的一切

4. 指標(biāo)——定義指標(biāo)以跟蹤此過程，以監(jiān)控和評估一段時(shí)間內(nèi)的流程效率（生產(chǎn)量、機(jī)器停機(jī)時(shí)間等）

上面描述的大部分部分不需要進(jìn)一步解釋。畢竟，我們相信您知道目錄是什么樣子的。但是，關(guān)于編寫程序，我們還有很多話要說。

如何編寫標(biāo)準(zhǔn)操作程序

記錄和解釋程序可能非常困難，尤其是如果您以前從未做過。因此，這份關(guān)于如何開始編寫 SOP 的便捷分步指南可能會有所幫助。

第 1 步）了解您的目標(biāo)

在開始寫作之前，了解您希望通過 SOP 實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)至關(guān)重要。首先，考慮流程是否需要標(biāo)準(zhǔn)操作程序。

如果您決定這樣做，請檢查是否已經(jīng)存在——有人可能在您之前有過相同的想法。

在確定流程需要 SOP 并且還沒有 SOP 之后，定義其目標(biāo)。然后你就可以開始寫作了。
 

第 2 步）收集專業(yè)知識

盡管您可能熟悉該過程，但您很可能不是執(zhí)行該過程的人。SOP 制造旨在為任何人（無論新員工與否）提供完成流程所需的所有信息和洞察力。

要?jiǎng)?chuàng)建真正有用的 SOP，您需要獲得所有的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此，召集所有每天從事這項(xiàng)工作的知識淵博的人，將他們安排在一個(gè)房間或打電話。

許多過程的細(xì)微差別是部落知識——僅通過口耳相傳的信息，并沒有在任何地方記錄下來。因此，員工有時(shí)會在離開時(shí)分享不正確的信息或帶走他們的見解。

你可以通過寫下、測試并最終將你學(xué)到的部落知識融入你的 SOP來阻止這種情況的發(fā)生。
 

步驟 3) 定義范圍

在起草 SOP 之前，您還應(yīng)該定義其范圍。有些流程可能非常復(fù)雜，涉及多個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)等。但實(shí)際上，它們可能只是幾個(gè)流程連接成一個(gè)。

如果您為其編寫 SOP 的流程屬于這種情況，您應(yīng)該考慮將其分解為更小的、孤立的流程，只涉及一個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)。即使這意味著為其每個(gè)部分創(chuàng)建單獨(dú)的 SOP。請記住，標(biāo)準(zhǔn)操作程序首先應(yīng)該是易于理解的。
 

第 4 步）了解您的聽眾

為了讓您的 SOP 盡可能易于理解，請?jiān)趯懽鲿r(shí)考慮到您的聽眾。

考慮誰會閱讀你的文檔——他們的背景、語言技能、技術(shù)能力、公司資歷等。讓這些信息影響你使用的單詞和短語以及你給出的詳細(xì)解釋的數(shù)量。
 

步驟 5) 選擇格式

編寫 SOP 時(shí)，最好使用您的同事已經(jīng)熟悉的格式。但如果您的公司沒有任何預(yù)先存在的 SOP，您可以選擇最適合自己的布局。

通常用于標(biāo)準(zhǔn)操作程序的 3 種格式是：

1. 簡單的步驟——最常見的標(biāo)準(zhǔn)操作程序模板，非常適合簡單的流程，它可以是帶有簡短明了句子的項(xiàng)目符號或編號列表。

2. 分層步驟——最適合更復(fù)雜的流程，由帶有“子步驟”的項(xiàng)目符號或編號列表組成，用于所需的決策和變化。

3. 流程圖——用于最復(fù)雜的過程，有許多可能的結(jié)果、需要的決定、變化等。
 

步驟 6) 記錄程序

做完所有準(zhǔn)備工作后，您終于可以開始寫作了。至此，這應(yīng)該不會給您帶來任何麻煩。記住你的目標(biāo)和范圍，并確保使用你的同事給你的所有有用信息。

返回我們關(guān)于 SOP 必須包含的內(nèi)容的部分，并將其與您的文檔進(jìn)行比較，以確保您記得包含所有必要的部分。
 

步驟 7）測試、審查、實(shí)施和改進(jìn)

完成 SOP 后，還有一些工作要做。首先，通過自己檢查流程來測試文檔的有效性。然后，與您的同事分享和審閱它。使用您的發(fā)現(xiàn)和他們的反饋來糾正錯(cuò)誤或進(jìn)行任何其他必要的更改。

當(dāng)您感到滿意時(shí)，就可以將您的標(biāo)準(zhǔn)操作程序發(fā)布并實(shí)施到您公司的流程中。這過去是通過打印輸出來完成的，但現(xiàn)在，最好是在線進(jìn)行，這樣員工就可以在需要時(shí)訪問和使用 SOP。

然后，你等著。跟蹤您的相關(guān)指標(biāo)，并在一段時(shí)間后（最好是 6-12 個(gè)月）返回您的 SOP 并進(jìn)行審查。您可能會發(fā)現(xiàn)一些效率低下、錯(cuò)誤等。使用這些發(fā)現(xiàn)來進(jìn)行更改和改進(jìn)您的文檔，以便在未來很長一段時(shí)間內(nèi)繼續(xù)幫助您的員工。
 

創(chuàng)建 SOP 的更好方法

這就是創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)操作程序所需了解的一切?；蛘呷绻麤]有更好的方法的話。你可以讓你的生活更輕松一些，而不是自己做所有事情，您可以找華昊企管精益管理咨詢團(tuán)隊(duì)幫您解決