談及專案管理，相信許多人都有曾經(jīng)參與過的經(jīng)驗(yàn)，無論在專案所扮演的角色或是具備專案管理師的證照（PMP）與否，對專案管理運(yùn)作的過程都有相當(dāng)程度的了解，但是卻經(jīng)常遇到專案管理不當(dāng)甚至專案失敗的情況，深究其因都可以找到許多理由和藉口，筆者前陣子輔導(dǎo)某企業(yè)專案管理流程優(yōu)化，發(fā)現(xiàn)該企業(yè)有既定的專案管理流程但卻經(jīng)常發(fā)生專案延宕甚至多次專案失敗的慘痛教訓(xùn)，經(jīng)深入調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，除了該企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行力問題外，最大的發(fā)現(xiàn)就是該企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)重缺乏溝通，在專案規(guī)劃執(zhí)行階段都是靠專案經(jīng)理（PM）單獨(dú)找各配合部門協(xié)調(diào)，幾乎沒在運(yùn)作專案會議，因此特撰此文分享在專案管理方面容易輕忽的關(guān)鍵，就是專案會議運(yùn)作要點(diǎn)，期望對有志改善專案管理的專業(yè)人士能有所助益！

　　其實(shí)大家都知道一個成功的專案管理，可以為企業(yè)帶來許多效益，早年傳統(tǒng)的專案管理多應(yīng)用于軍事工程與建設(shè)項(xiàng)目，現(xiàn)代化的專案管理則運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，採用科學(xué)化的系統(tǒng)方法，更強(qiáng)調(diào)專案的會議溝通協(xié)調(diào)與執(zhí)行，因此當(dāng)代的專案成功的關(guān)鍵更依賴溝通與執(zhí)行力；筆者更認(rèn)為一個專案的90%的時間都在溝通，而會議就是一個很重要的溝通形式，「會不會開會」這件事，就能知道一個PM的專案管理能力。

　　既然召開專案會議是極為關(guān)鍵重要的事，在專案進(jìn)行過程，總免不了有一堆大大小小的會議需要專案經(jīng)理費(fèi)心準(zhǔn)備，在此筆者就過去實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的心得，歸納了在專案管理流程中，PM必須掌握的六大重要專案會議，歸納重點(diǎn)如下:

會議類型	開會目的	與會人員	會議重點(diǎn)	溝通要點(diǎn)
啟動會議 （Kick-off）	宣誓專案啟動并取得專案成員的承諾	專案相關(guān)的所有利害關(guān)係人	專案範(fàn)疇說明，權(quán)責(zé)說清楚并取得成員的承諾	取得承諾
里程碑會議 （Milestone）	針對專案的里程碑進(jìn)行狀況報告，或進(jìn)行部分產(chǎn)出交付的報告	與本次和下次里程碑產(chǎn)出有關(guān)的利害關(guān)係人	報告里程碑執(zhí)行與交付成果的情況	訊息的一致性
例行性會議 （Routine）	同步專案訊息與相關(guān)議題的討論	專案成員	說明并研討專案的執(zhí)行狀況	訊息的一致性
變更管理會議	專案任何變更時發(fā)起進(jìn)行討論溝通	PM、變更提出人與Sponsor	進(jìn)行討論取得共識	取得共識與決策
決策方案會議	針對專案所使用的工具或技術(shù)進(jìn)行選定與決策	PM、技術(shù)人員與Sponsor	選定最合適的方案	決策
結(jié)案會議 （Closing）	專案整體交付完成狀況說 明與Lesson Learn	專案利害關(guān)係人	專案檢討與總結(jié)	訊息的一致性

　　接下來，要如何開好這六大專案會議？確保這些專案會議最終能取得預(yù)期的結(jié)論，筆者建議應(yīng)該要留意以下六大開會重點(diǎn)：

1. 開會的目的一定要明確

　　會議前一定要確認(rèn)要討論什幺？會議結(jié)束后期望得到什幺結(jié)論？若是啟動會議，那目的是取得大家的承諾，則務(wù)必將要他人承諾的事情寫在專案議程中，并逐一獲得大家的承諾；如果是決策方案會議，那要把候選的方案條列，并說明不同方案間的優(yōu)劣，最終要取得大家的決議；若只是例行性會議，重點(diǎn)就放在進(jìn)度與議題上，不要變成需求討論會議，唯有目的明確，你才能把握會議內(nèi)容是在計(jì)畫內(nèi)，不會偏離。若連目的都搞不清楚，那代表不該開這個會。

2. 找對人開會

　　開會最怕該來的人沒來，卻來了一些閑雜人等，因此當(dāng)會議的目的明確后，就該思考哪些人應(yīng)該要來參與這個會議，將該參與會議的人放到郵件收件者中，并把你會議的目的與預(yù)計(jì)的結(jié)論摘要于會議邀請郵件中，如果有哪個人是一定要參加的，請務(wù)必附注與哪件事情直接相關(guān)，如果一定要出席的人不能出席，那寧愿改期也不要浪費(fèi)時間開一個不會有結(jié)論的會議。

3. 引導(dǎo)與會人員要發(fā)言或表態(tài)

　　當(dāng)會議圍繞著所設(shè)定的主題進(jìn)行，相關(guān)的人員也都到場，這時候就必須要去引導(dǎo)相關(guān)的人員表態(tài)，讓他們說說對這項(xiàng)議題的看法，很多會議結(jié)論最后被翻盤都是因?yàn)橄嚓P(guān)人員在會議中沒有明確的表達(dá)贊成或反對，但會后卻四處去說會議的決策有誤。為了避免與會者事后放炮，最好的作法就是在會議中暢所欲言，當(dāng)所有人的意見充分被表達(dá)，會議才真的有意義。

4. 會議結(jié)論要形成共識

　　會議過程中一定會有許多的討論，有些討論會有爭論，但爭論最終都一定有個結(jié)論，而這個結(jié)論必須非常明確，會議結(jié)束前讓大家知道會議中決定了哪些事情，也明白接下來要干嘛，并形成全體共識。明確的結(jié)論引導(dǎo)專案向前行，模擬兩可的結(jié)論則讓大家無所適從，若有些議題沒有結(jié)論但又很重要，那就列為待辦事項(xiàng)，并標(biāo)注確切的預(yù)計(jì)完成日期與負(fù)責(zé)人，并在會議后追蹤。

5. 會議記錄要確認(rèn)核實(shí)

　　專案會議討論過程的一切都要白紙黑字寫下來，才不會死無對證，會議的結(jié)論、決議與待辦事項(xiàng)尤其重要，一定要記錄下來，并在會議結(jié)束前再次確認(rèn)，有問題的立即提出，否則就此定案，如果要嚴(yán)謹(jǐn)一點(diǎn)，筆者過去的作法是直接在電腦內(nèi)投影出來，與會人員一目了然。

6. 待辦事項(xiàng)要落實(shí)追蹤

　　會議后的待辦事項(xiàng)一定要追蹤，否則會議等于只開了一半，會議記錄不代表會議的結(jié)束，追蹤每個待辦事項(xiàng)才是會議的最后一件事，而這件事常常被忽略，也辜負(fù)了大家辛苦開會所用的腦細(xì)胞。

　　專案管理，是一門管理的科學(xué)，溝通，更是一項(xiàng)專業(yè)的工作；專案90%的時間在溝通，溝通的成效決定專案的成敗，這意味著溝通這件事對專案經(jīng)理來說不是”應(yīng)該具備”的軟技能，而是”必須具備”的專業(yè)技能，開好專案會議，專案管理如虎添翼！